Dans un monde de plus en plus digitalisé, pratiquement chaque salarié en entreprise a besoin d’un poste informatique. Pour cela, les professionnels se doivent d’adopter une bonne stratégie pour s’équiper de manière efficace et rentable. De nombreuses solutions existent, et le choix dépend de plusieurs facteurs, dont la taille de l’entreprise, la nature de son activité, ses budgets…
Quel type de matériel choisir ? Acheter ou louer, quelle solution adopter ? Des conseils utiles pour vous guider dans vos choix d’équipements informatiques.
S’équiper en matériel informatique, toute une politique à mettre en place
Pour gagner en efficacité, l’entreprise doit doter ses employés d’outils informatiques adaptés à leur activité. Opter pour le non modèle, avec les bonnes caractéristiques passe par une étape d’établissement des besoins spécifiques.
Le choix des matériels et équipements informatiques est crucial pour le bon fonctionnement de l’ensemble de la société. En effet, acheter un matériel inadapté engendre des frais inutiles ainsi qu’un amoindrissement de la productivité. Dans le cas d’une location d’équipements non appropriés, l’entreprise se retrouve avec un engagement sur plusieurs années, même si cette solution est moins rigide sur ce point précis.
Il est donc impératif de définir une politique claire, basée sur une identification en amont des besoins réels relatifs à l’activité.
L’ordinateur de bureau
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’ordinateur de bureau a encore de beaux jours devant lui. Les modèles actuels sont très peu encombrants, silencieux et offrent une grande souplesse de configuration matérielle. Ce type d’équipement est destiné pour des travaux nécessitant un calcul puissant et la réalisation de programmes complexes, nécessitant beaucoup de ressources, comme la mémoire ou la puissance du processeur.
En outre, l’ordinateur de bureau est évolutif, c’est-à-dire qu’il est facile de changer sa configuration matérielle, en ajoutant par exemple de la mémoire, un disque supplémentaire, ou une carte graphique.
L’ordinateur de bureau offre également un confort de travail, de part la capacité de la carte graphique à gérer plusieurs écrans, ainsi que l’ergonomie des souris et claviers qui vont avec. Côté prix, un ordinateur portable avec les mêmes performances est 2 à 3% plus cher qu’un ordinateur fixe.
Le seul inconvénient reste bien évidemment le manque de mobilité, et la nécessité d’être proche d’une alimentation électrique. Ce choix peut donc être parfait pour les employés qui travaillent à un endroit fixe toute la journée.
La station de travail, dérivée du PC de bureau, est généralement dotée d’applications dédiées à la sécurisation des données informatiques. Elle permet également de se connecter à un réseau d’entreprise, et à effectuer une administration des données en local ou à distance. Ces outils sont spécialement créés pour les professionnels, et engendrent des dépenses supplémentaires.
L’ordinateur portable
Il présente l’avantage d’être mobile, autonome, de petite taille, léger à transporter et il est parfait pour les salariés qui désirent travailler à des endroits différents, voire à distance. C’est la taille de l’écran qui détermine le degré d’encombrement d’un ordinateur portable, ainsi que son poids. Un écran de 12 à 14 pouces est suffisant pour des tâches bureautiques ordinaires. Cependant, les activités plus pointues, comme le graphique ou le développement de logiciels nécessite des écrans de plus grande taille.
Côté performances, les ordinateurs portables actuels rivalisent avec les ordinateurs de bureau, et proposent des gammes assez puissantes pour traiter des tâches gourmandes en ressources. Il faut savoir que plus on recherche de la puissance, plus l’ordinateur sera volumineux et donc perdra de sa mobilité.
Pour assurer le confort des salariés, il est possible d’installer une station d’accueil composée d’un clavier, d’une souris et d’un écran, à laquelle l’employé peut brancher son ordinateur portable.
Ordinateur polyvalent ou spécialisé, comment choisir ?
Que le choix porte sur des ordinateurs portables ou de bureau, il reste la question cruciale de la configuration et du meilleur rapport qualité prix.
Pour diminuer les coûts, l’entreprise peut faire le choix d’ordinateurs moins performants, moins spécialisés, avec des composants génériques. Il faut savoir que le prix d’un ordinateur vient de son processeur, de son disque dur et de sa mémoire vive.
Si l’utilisation est purement bureautique, il est donc inutile d’investir dans un ordinateur très puissant. Un modèle polyvalent avec des performances moyennes peut couvrir les besoins les plus courants des employés.
Pour des besoins plus spécifiques et pointus, il faudra penser à des modèles plus adaptés, comprenant un processeur plus rapide, un écran plus grand, plus de capacité de mémoire vive et un disque dur de bonne qualité. La conception assistée par ordinateur, la programmation, la vidéo et le traitement d’image nécessitent un processeur très puissant (i7 minimum) ainsi qu’une carte graphique performante.
Pour les employés qui ont une tâche quotidienne de saisie ou de pointage, il faut penser à des périphériques de travail confortables, comme les souris et les claviers.
Choisir le bon matériel audio
Ne sous-estimez pas l’importance du son ! Dans les locaux d’une entreprise, l’environnement de travail peut parfois être bruyant. Difficile de se concentrer dans son travail quand on est sans cesse parasité par des éléments extérieurs.
Dans certains services, les salariés sont contraints de passer du temps au téléphone dans le cadre de leurs fonctions, et l’isolation phonique n’est pas toujours optimale entre les postes de travail. Prévoyez donc également l’achat de casques audio pour ceux qui auront besoin de s’isoler régulièrement.
Prévoir un système de sauvegarde efficace
Après avoir choisi le type de postes de travail pour les employés, l’entreprise doit adopter une stratégie de sauvegarde de ses données. En effet, la gestion des pannes matérielles peut être longue, coûteuse et entraîner une lourde perte de données, qu’il vaut mieux anticiper.
Pour cela, il est possible d’opter pour un serveur local physique ou une infrastructure de serveur Cloud. Une solution Cloud est plus chère qu’une installation physique interne, mais elle garantit un temps de disponibilité plus important.
Avantages et inconvénients d’un serveur physique local
Un serveur physique donne à l’entreprise le contrôle de ses sauvegardes, permet de conserver les données critiques en interne et ne donne aucun accès à ces informations pour un tiers. Par ailleurs, il ne nécessite aucune connexion internet et il est plus rentable financièrement.
En revanche, le serveur interne nécessite un investissement dans le matériel et l’infrastructure, et il requiert un espace physique dans les locaux de l’entreprise, souvent une salle dédiée. En plus, ce type de matériel est vulnérable à la perte de données en cas de pannes électriques, matérielles ou d’incendie. Enfin, les serveurs physiques ne garantissent pas de temps de disponibilité ni de récupération.
Avantages et inconvénients d’un serveur Cloud
Un serveur Cloud permet de sauvegarder les données sans avoir besoin d’équipement sur place. L’entreprise a la possibilité de moduler la capacité de stockage selon ses besoins, sans réinvestir dans du matériel. Les solutions Cloud sont à la demande, et le prix dépend uniquement de la capacité utilisée par l’entreprise.
De plus, la restauration ou la sauvegarde des données peuvent être lancées de n’importe quel endroit, en utilisant un ordinateur, une tablette ou même un smartphone. L’intervalle de sauvegarde peut être fixé à l’avance, ce qui permet de minimiser les risques de pertes de données. Les données stockées dans un serveur cloud sont disponibles quasi-immédiatement et nécessitent peu de temps de récupération. L’autre avantage majeur, c’est que les pannes matérielles ou les risques de crash n’ont aucun effet sur les données sauvegardées.
Cette solution n’est cependant pas sans inconvénients. En effet, le Cloud est dépendant d’une connexion internet, ce qui veut dire que l’entreprise peut perdre l’accès à ses données en cas de panne internet. D’autre part, le cloud présente un risque de fuites des données, même si les solutions actuelles sont de plus en plus sécurisées.
Les systèmes de sauvegarde hybrides
Certains fournisseurs de services informatiques proposent à leurs clients des solutions hybrides, comprenant une combinaison de solutions physiques et de solutions basées sur le cloud. Ainsi l’entreprise peut disposer d’un serveur interne pour ne pas dépendre d’internet lors de l’accès à ses données. En parallèle, elle profite d’une solution cloud pour la messagerie électronique, le travail collaboratif et une meilleure connexion entre les employés.
Entreprise : acheter ou louer son matériel informatique ?
Force est de constater que le monde professionnel est de plus en plus exigeant en termes de matériel, de performances et de nouveautés technologiques. Vouloir bien s’équiper, à moindre coût est une des préoccupations majeures des entreprises.
La location de matériel informatique s’impose comme une alternative viable, notamment pour les serveurs les photocopieuses ou encore les tablettes. Cette solution est intéressante pour les grandes entreprises, mais l’achat reste plus rentable dans les petites structures.
L’achat de matériel informatique, pour plus de simplicité
La solution de l’achat s’adapte aux entreprises qui cherchent la stabilité, ou qui n’ont pas besoin d’innover régulièrement leur parc informatique, comme les TPE ou les PME. Ces sociétés qui désirent rester sur des fonctionnalités basiques doivent simplement assurer le coût de l’achat et de la maintenance du matériel à acquérir. C’est la solution qui garantit le plus de simplicité et d’efficacité.
La location de matériel informatique, pour plus d’opportunités
La solution qui consiste à louer des équipements informatiques offre davantage d’opportunités, ainsi que de nombreux avantages :
- C’est une solution flexible : la durée de location du matériel et le moment de son remplacement sont déterminés selon l’évolution des besoins en entreprise.
- C’est une solution performante : elle permet en effet à l’entreprise de rester compétitive, en renouvelant régulièrement son parc pour être toujours à la pointe des nouvelles technologies. Les fournisseurs qui offrent ces prestations accompagnent les entreprises dans toutes les étapes de leur évolution et assurent l’entretien courant.
- C’est une solution rentable : La valeur des équipements informatiques diminue avec le temps, c’est pourquoi l’investissement dans l’achat n’est pas sans risques. Un matériel obsolète doit être remplacé, et cette opération est pesante sur le budget de l’entreprise.
